Informazioni relative al trattamento dei dati personali ai sensi del Reg. Europeo 2016/679 (GDPR) articoli 13 e 14 e sm.i. in riferimento all’istituto del Whistleblowing

In relazione al Regolamento UE 679/2016 (a seguito anche Regolamento), avente ad oggetto la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, si riporta la seguente informativa.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI

Il Titolare del trattamento è la società Europan Sud s.r.l. con sede legale in Via dell’Unità d’Italia n.710 – 74122 Taranto, avente codice fiscale, partita IVA e numero di iscrizione al Registro delle Imprese di Taranto n. 00296230733, nella persona del suo legale rappresentante pro tempore, telefono: 0997311236, email info@europansud.it, pec: europansud@pec.it . Il Titolare del Trattamento, ai sensi e per gli effetti del Regolamento (UE) 679/2016, con la presente la informa che il trattamento dei suoi dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della sua riservatezza e dei suoi diritti.

2. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei Suoi dati personali, in qualità di soggetto segnalante di un illecito, avviene unicamente nell’ambito della gestione della segnalazione, ed è eseguito dal soggetto nominato alla gestione della segnalazione, per istruire e definire la segnalazione stessa, secondo le forme e le limitazioni previste dalla normativa vigente. La presente informativa sulla privacy si applica anche alle persone coinvolte, ai testimoni e agli altri soggetti menzionati nella segnalazione. Non sarà fornita una specifica informativa privacy a ciascun interessato, i cui dati personali siano stati acquisiti nel corso della segnalazione, qualora il rilascio dell’informativa possa compromettere la capacità di effettuare efficacemente indagini sulle segnalazioni o di raccogliere le necessarie evidenze, o comporti uno sforzo sproporzionato, o qualora non sia possibile o debba richiedere un'ulteriore operazione di trattamento, ulteriore rispetto a quella originaria (art. 14, par. 5 GDPR). La finalità di trattamento dei dati da Lei forniti o raccolti presso terzi, è per l’avvio dell’istruttoria a seguito della segnalazione, volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti. La base giuridica è individuabile ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b), il trattamento è necessario all’adempimento di un obbligo di legge (L. n. 179/2017, D.Lgs. n 24/2023 recante Attuazione della direttiva UE 2019/1937). Il conferimento dei dati è facoltativo e il consenso implicito può essere revocato in qualsiasi momento rivolgendosi senza formalità al Titolare; resta inteso che un eventuale rifiuto a rispondere al momento della raccolta delle informazioni, o l'eventuale diniego di trattamento dei dati può comportare la nostra oggettiva impossibilità di prendere in considerazione la segnalazione.

3. CONFERIMENTO DEI SUOI DATI PERSONALI

Può effettuare una segnalazione in via anonima, nominativa o orale. I dati da Lei forniti o raccolti presso terzi, sono trattati nel Suo interesse per l’avvio dell’istruttoria a seguito della segnalazione, volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti. 

In caso di segnalazione anonima, o in caso di rifiuto dell'autorizzazione alla divulgazione dell'identità, potremmo non essere in grado di gestire completamente le eventuali misure correttive. Pertanto, invitiamo a segnalare fornendo tutte le informazioni richieste, compresa l’identità e l'autorizzazione a divulgarla se necessario. In ogni caso, ci assicureremo che i dati personali e l'identità trattati rimangano strettamente confidenziali. Nel caso di un interessato menzionato o coinvolto nella segnalazione (ovvero un soggetto diverso dal segnalato o da figura equipollente) la riservatezza è garantita allo stesso modo. Diversamente, con riferimento al segnalato (così come definito dalla normativa di riferimento), l’identità sarà resa nota se necessario per svolgere indagini nel rispetto della legge (vedi base giuridica indicata nell'elenco sopra). Le finalità sopra elencate sono perseguite del Titolare in qualità di titolare unico del trattamento.

4. CATEGORIE DI DATI TRATTATI

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima mediante la piattaforma dedicata, rientrano nelle seguenti categorie:

• Comuni Obbligatori: nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con la società Europan Sud s.r.l.;

• Comuni Facoltativi: inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail.

In caso di segnalazioni effettuate verbalmente a mezzo telefonico o in sede di specifico incontro richiesto, i dati personali trattati sono quelli comunicati volontariamente dal segnalante.

I dati trattabili sono quelli che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. In questo caso la società Europan Sud s.r.l. non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati. I predetti dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza.

5. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati personali da Lei forniti, saranno trattati nel rispetto della normativa sopracitata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l’attività del Titolare. Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti manuali, informatici o telematici, oltre che con l’utilizzo di materiale cartaceo, comunque idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza, e verrà eseguito da personale debitamente istruito, autorizzato e designato ai sensi dell’art. 29 del GDPR e 2 quaterdecies del D. Lgs. 101/2018, nel rispetto della Normativa Applicabile.

6. DESTINATARI E TRASFERIMENTO DI DATI

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all'interno della società ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolta in relazione al processo di ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti. Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei Conti e ANAC).

Alcuni Suoi dati personali possono essere condivisi anche con soggetti terzi ai quali è stato affidato il compito di svolgere alcune attività connesse alla gestione e all'istruttoria delle segnalazioni. In particolare, i Suoi dati personali potranno essere comunicati a:

• Ecloga Italia S.p.A., che fornisce la piattaforma e i servizi di archiviazione dei report, nonché i suoi fornitori Aruba S.p.A. ed Elatos Srl (che possono accedere solo alle informazioni crittografate) opportunamente nominati.
• Consulenti e consulenti legali, che forniscono servizi di consulenza o investigazione;
• Autorità di controllo o forze di polizia, con le quali possono essere condivise le relazioni o i risultati delle indagini.

A seconda dell'attività svolta, tali soggetti terzi possono agire in qualità di Responsabili del trattamento o autonomi Titolari del trattamento. I Suoi dati personali non sono oggetto di diffusione. I dati non saranno trattati al di fuori dello Spazio economico europeo.

7. PERIODO DI CONSERVAZIONE

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. N. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. N. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

8. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere alla società Europan Sud s.r.l. l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; Inoltre l’interessato ha sempre il diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo (art. 77), contattabile all’indirizzo garante@gpdp.it o mediante il sito http://www.gpdp.it

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., (di seguito “Codice Privacy”) (in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento), si informa che i summenzionati diritti non possono essere esercitati da parte di alcuni interessati coinvolti nella segnalazione (segnalati e/o altre persone coinvolte nella segnalazione), qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.  In particolare, l’esercizio di tali diritti:

- sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017);

- potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all'interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell'interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell'identità del segnalante;

- in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.